10 consejos para crear un flujo de trabajo de diseño eficiente y rápido

Después de diez años de trabajar con diseñadores de distintos equipos y leer en línea sobre diseñadores que luchan por desarrollar un flujo de trabajo de diseño eficiente, he reconocido los desafíos que enfrentan.

Los diseñadores tienden a pensar que debido a que el proceso de diseño es creativo, no pueden agregar algunas pautas y trabajar en una estructura de flujo de trabajo clara.

Debido a esta falta de estructura, los diseñadores suelen tener dificultades para terminar su trabajo a tiempo. Además, avanzan constantemente en el proceso de diseño sin tomar decisiones concretas ni finalizar los proyectos.

Yo también me he enfrentado a este reto. Me llevó tiempo comprender cómo crear un flujo de trabajo de diseño eficiente que se ajustara a mis objetivos creativos.

En este artículo, comparto diez consejos súper prácticos para crear un flujo de trabajo de diseño organizado que le permita trabajar de manera más eficiente y rápida.

1. Dar confianza a las partes interesadas involucradas

Cuando les das confianza a tus colaboradores sobre el proceso y los resultados que obtendrán, confiarán en ti y les resultará más fácil trabajar contigo. Además, demostrar que tienes un proceso definido te permite concentrarte mejor en las tareas que debes realizar, te hace sentir responsable y te da más confianza.

Para cada parte del proceso de diseño UX , muestra y explica tus acciones al equipo de producto o diseño con el que trabajas; si lo haces, te entenderán mejor.

Por ejemplo, si un gerente de producto acude a usted con una solicitud, debe mostrarle cómo trabajará en ella.

Describe cómo, primero, realizarás entrevistas a los usuarios. Luego, crearás algunas soluciones y las compartirás con el gerente de proyecto y los desarrolladores. Después, empezarás a trabajar en los detalles, los casos extremos y el diseño visual.

Consejo profesional : Explícales siempre el motivo por el que tomarás una determinada acción para resolver el problema. Por ejemplo, realizarás entrevistas a los usuarios. ¿Pero por qué? Para comprender mejor al usuario y obtener información valiosa.

2. Define el alcance de tu proyecto

La primera tarea para que el proceso de planificación del diseño sea exitoso es definir el alcance o, en otras palabras, lo que es necesario.

Sin un alcance claro, usted no sabrá qué debe hacer y, peor aún, las personas que trabajan con usted y usted no sabrán cómo tomar decisiones sobre el diseño.

El alcance es la base de todo el proceso y debe incluir información sobre el usuario: quién es, qué desea y por qué. Además, debe especificar qué incluirá y qué no incluirá la funcionalidad (solución).

El proceso de diseño comenzará bien una vez que todos los miembros del equipo estén de acuerdo con el alcance:

3. Elaborar guías y listas de verificación para evitar errores

Muchas tareas tienen la misma estructura.

Imagina escribir un guion para una entrevista de usuario. Como no es una tarea diaria, podrías usar una guía que detalle lo que se debe hacer.

Ahora imagina tener una guía completa y una lista de verificación que pudieras leer cada vez que realices una entrevista con un usuario.

La guía detalla las mejores prácticas, experiencias previas, información valiosa que aprendiste y los errores que cometiste. También podría incluir algunas preguntas que idealmente deberías hacer en la entrevista. Y en la lista de verificación, has enumerado todos los pasos esenciales: enviar un correo electrónico al usuario que quieres entrevistar, compartir el enlace a la llamada y enviar un correo electrónico de agradecimiento después de la reunión.

¡Sabrás exactamente qué hacer!

Un flujo de trabajo claro como este te ayudará a comprender el proceso de trabajo, permitiéndote aprovechar tu experiencia previa para minimizar errores en tu proyecto de diseño. Un enfoque estructurado e iterativo como este garantiza que no se pase por alto ningún paso crítico.

Consejo profesional : Aprende de tus errores anteriores. Perfecciona y revisa tu lista de verificación continuamente para evitar errores recurrentes y mejorar tu flujo de trabajo de diseño.

4. Agilice las tareas repetitivas con plantillas

Cuando trabajes en tareas que debes repetir, no empieces desde cero. En su lugar, escribe plantillas o guías de estilo que puedas usar una y otra vez al comenzar la tarea.

El secreto es crear la plantilla para la tarea mientras estás trabajando activamente en ella en lugar de dedicar tiempo de antemano a crear plantillas y luego usarlas.

Por ejemplo, si necesita crear un guion para una entrevista con un usuario, desarrolle una plantilla con secciones para los componentes clave, como la introducción, las preguntas para romper el hielo, las preguntas clave y el resumen. Por supuesto, deberá modificar las preguntas clave para cada entrevista con un usuario.

Consejo profesional : Si ya tienes un script, usa ChatGPT para crear una plantilla a partir de él. Te ahorrará mucho tiempo.

5. Concéntrese en las cosas importantes en cada paso del proyecto de diseño.

Un proceso guiado también te ayuda a concentrarte en las cosas importantes y dejar de lado las cosas que no son importantes para el proceso.

Es como tener una hoja de ruta para llegar a tu destino. Saber adónde vas y cómo llegar te permite evitar fácilmente tomar caminos equivocados y perder tiempo.

Un ejemplo sencillo es cuando el gerente de producto le pide que entregue un diseño lo antes posible, pero no escribe un alcance claro para el trabajo.

Si tienes un flujo de trabajo claro y bien definido, reconoces la importancia de establecer un alcance claro antes de comenzar cualquier tarea. Así que puedes acercarte al gerente y decirle: “Genial, pero primero redactemos y acordemos un alcance claro para que pueda entender a detalle cuál es el objetivo y qué se necesita. Porque sin él, no podemos tomar decisiones informadas”.

Tener un enfoque estructurado como este no solo agiliza su flujo de trabajo, sino que también facilita la comunicación y la toma de decisiones efectivas:

6. Conozca a las personas con las que trabaja y cree canales de comunicación efectivos

Debes conocer bien a las personas con las que trabajas para poder contactarlas cuando sea necesario.

Como diseñadores, solemos pensar en los desarrolladores y gerentes de producto. Pero, con frecuencia, hay más personas involucradas en la creación de un producto de diseño.

Piensa en cuándo necesitas incluir pruebas de usabilidad en tu proceso de diseño. Sabes que necesitas que los usuarios que participan en la prueba de usabilidad firmen un acuerdo de confidencialidad (NDA). Por lo tanto, tendrás que hablar con el equipo legal y solicitar este documento. Es posible que deban prepararlo con antelación para que puedas usarlo.

Por lo tanto, para acelerar el proceso de diseño, es necesario construir relaciones sólidas con colegas de diferentes departamentos en lugar de iniciar las relaciones de inmediato.

Para hacerlo, puedes:

1. Invite a miembros del equipo de distintos departamentos a charlas informales para conocer sus roles, desafíos y necesidades.
2. Infórmese sobre los flujos de trabajo y los próximos proyectos de otros equipos asistiendo a sus reuniones ocasionalmente.
3. Ayúdelos con el diseño; por ejemplo, puede ayudarlos con el diseño de sus presentaciones.

El siguiente paso es establecer cómo te comunicarás con estas personas.

Una buena comunicación resuelve muchos problemas en el proceso, no sólo porque se acuerdan las cosas sino también porque facilita que las personas tomen decisiones, mejorando la eficiencia general.

Por ejemplo, cuando le envíes un mensaje a alguien nuevo, pregúntale si se siente cómodo comunicándose por mensaje o si prefiere una videoconferencia.

7. Decide qué herramientas de diseño utilizarás y domínalas

No me refiero al software que usarás, sino a las herramientas que te ayudan a analizar y resolver problemas.

Por ejemplo, al crear un sitio web desde cero, seleccionará varias herramientas para asegurarse de que satisfaga las necesidades de los usuarios y se diferencie de la competencia.

Las herramientas clave pueden incluir:

• Realizar entrevistas a usuarios para comprender sus requisitos.
• Realizar investigaciones de la competencia para identificar estándares o brechas en la industria.
• Utilizando wireframes para planificar el diseño.
• Definir la arquitectura de información del sitio web para organizar el contenido de manera efectiva.
• Crear un sistema de diseño para todas las necesidades de la interfaz de usuario.

Si se centra en una tarea de diseño específica, como mejorar un formulario de pago en su sitio web, puede utilizar una herramienta.

Por ejemplo, supongamos que los usuarios no entienden cómo completar el formulario y no han completado el proceso de pago. En ese caso, solo se puede mejorar la experiencia de usuario (UX) para aclarar las instrucciones y los requisitos de información del formulario, facilitando su comprensión y uso.

En general, puedes seleccionar las herramientas antes de empezar a trabajar. Esto no significa que tengas que escribirlo todo de forma inamovible, pero preparar y comprender las herramientas con las que trabajas marca la diferencia.

El siguiente paso es dominar estas herramientas para mejorar tu proceso de diseño. Esto te permitirá trabajar mucho más rápido y dedicar menos tiempo a descubrir cómo hacer algo con una herramienta.

Lee guías en línea y mira tutoriales sobre la herramienta con la que trabajas. Usa los consejos de los tutoriales. Sin duda notarás cómo tu flujo de trabajo de diseño se acelera.

Por ejemplo, es fundamental dominar los atajos para las tareas diarias y las funciones principales de las herramientas de diseño. En Figma , esto incluye comprender el diseño automático y los componentes.

8. Toma decisiones sin miedo construyendo un proceso

Uno de los aspectos más críticos del proceso de diseño es la toma de decisiones. Y tomar decisiones puede ser un desafío por el miedo a cometer errores. Pero es esencial para el progreso.

El peor resultado es la indecisión, que paraliza el proceso e impide avanzar. Por lo tanto, no dude en tomar las decisiones cuanto antes para avanzar más rápido.

Casi puedo oírte decir: “¡Oye, Edward! Es fácil para ti pedirme que tome decisiones con miedo”.

Pero me doy cuenta de la dificultad, lo que nos lleva de nuevo a mi consejo: simplemente crea un proceso que puedas seguir cada vez que necesites tomar una decisión.

Por supuesto, es fácil tomar decisiones de diseño, como elegir los colores o los elementos visuales del proyecto. Por lo tanto, me centro en las decisiones sobre el flujo de trabajo y las interacciones del usuario, como su forma de moverse entre pantallas.

Para tomar decisiones como estas, necesitará el consenso de los demás miembros del equipo, ya que afecta en gran medida los flujos de trabajo de desarrolladores y usuarios. Por ejemplo, un flujo de trabajo simple para el usuario puede suponer mucho más trabajo para los desarrolladores. Esto requerirá que evalúe la decisión teniendo en cuenta la viabilidad de la solución.

Realice una revisión del diseño cada vez que sienta que es necesario tomar algunas decisiones para que todos ustedes y todos los miembros del equipo puedan ponerse de acuerdo sobre las soluciones.

Consejo profesional : Mi consejo personal es reunirse con los miembros del equipo individualmente y explicarles la solución.

Por ejemplo, organice una reunión rápida con el director de proyecto y otra con los desarrolladores antes de programar una reunión de revisión de diseño . De esta manera, podrán resolver sus problemas por separado y tener un punto de partida común para la reunión de revisión.

Aquí tienes un flujo de trabajo que puedes seguir:

9. Cree un proceso fluido de entrega del diseño con los desarrolladores.

Envía toda la información a los desarrolladores al final del proceso de diseño.

La mejor forma de hacerlo es con un proceso de transferencia claro , que debe estar bien estructurado, no solo desde su lado sino también desde el lado de los desarrolladores.

A continuación se indican algunos pasos concretos que puedes seguir en este sentido:

1. Cree un diagrama de flujo de usuario en una pizarra que explique cada movimiento del usuario en la pantalla para mostrar cómo funcionan los flujos de usuario.
2. Deje una nota cerca de la pantalla para marcar información importante para los desarrolladores.
3. Si tiene un formulario, puede crear un mapa de entrada para explicar qué valores puede introducir el usuario. Por ejemplo, si utiliza un campo numérico, explique a los desarrolladores el rango de números que puede introducir el usuario, como solo números positivos o un rango entre valores específicos.

Es esencial acordar con los desarrolladores cómo compartirá la información y cómo pueden hacer preguntas.

Por ejemplo, cree un enlace a Confluence (u otra herramienta como Notion ) que enumere de manera completa el acceso a todas las decisiones de diseño, enlaces a archivos de Figma y otros documentos de respaldo.

El aspecto más importante es trabajar en una colaboración efectiva, garantizando que satisfaga sus necesidades y conduzca a una transferencia de diseño sin problemas.

10. Automatiza el flujo de trabajo de diseño con IA

La tecnología de IA está en desarrollo. Pero puedes automatizar tareas, mejorar la precisión y acelerar tu proceso de diseño con IA . Aquí tienes algunos ejemplos:

• Redacción de informes de diseño : si necesita redactar un informe de diseño, sabe que puede llevar tiempo. En lugar de empezar desde cero, explique el caso a un modelo de LLM y pídale un borrador.
• Obtén ideas visuales para un sitio web : si quieres generar muchas ideas visuales, usa las funciones de IA de Framer o Figma para plasmar tus necesidades. El software generará las ideas por ti.
• Redactar la documentación del sistema de diseño : no es necesario redactarla , ya que la mayor parte de la información se repite de un sistema de diseño a otro. Los modelos LLM pueden redactarla por usted y agilizar este proceso.
• Creación de presentaciones : puedes lograr grandes resultados con las presentaciones y la IA. Primero, puedes pedirle a la IA que escriba el esqueleto de la presentación. Después, puedes usar herramientas como Gamma o diapositivas de Figma para crear una presentación visual completa a partir del esqueleto.

Para resumir

En este artículo, analizamos cómo crear un flujo de trabajo de diseño eficiente.

Primero, demostré que es necesario un proceso de diseño claro, ya que ayuda a centrarse en los puntos esenciales y evita errores humanos.

Luego, analizamos algunos consejos que lo ayudan a comprender a las personas con las que trabaja en el proceso y también a enfocarse en cómo resolverá la tarea de diseño que necesita resolver, como comunicarse bien con el equipo y conocer a las personas con las que necesita interactuar para obtener comentarios sobre el diseño.

Finalmente, nos centramos en cómo crear un flujo de trabajo claro. Expliqué la importancia de crear un flujo claro, dominar la herramienta de diseño necesaria para trabajar, tomar decisiones con seguridad y por qué trabajar con plantillas e IA agilizará mucho el proceso.

Si quieres conocer otros artículos parecidos a 10 consejos para crear un flujo de trabajo de diseño eficiente y rápido puedes visitar la categoría Consejos.