10 consejos para un gran inicio de proyecto

Los lanzamientos de proyectos son una parte esencial del ciclo de desarrollo de cada iniciativa. Te ayudan a:

• Alinear a todas las partes interesadas
• Aumentar la moral del equipo
• Establecer metas y expectativas
• Abordar las preocupaciones y los riesgos

Sin embargo, hay una gran diferencia entre un lanzamiento “simplemente aceptable” y uno realmente excelente. Este último puede ser un punto de inflexión para la trayectoria de la iniciativa.

He facilitado docenas de kickoffs en mi carrera, así que permítame compartir mis mejores prácticas sobre cómo hacer que sus kickoffs sean excelentes.

Consejos para un mejor inicio de proyectos

Si bien los inicios dependen en gran medida del contexto, hay algunos consejos que funcionan de manera bastante universal.

Permítanme dividirlos en tres categorías:

• Antes del inicio
• Durante el saque inicial
• Después del saque inicial

Antes del inicio

La preparación es lo más importante. Si lo logras, tendrás éxito.

Comparta paquetes de datos con antelación

Antes de cada inicio, suelo reunir toda la información importante en pequeños fragmentos y los distribuyo a todos los invitados, idealmente un par de días antes del inicio real.

Tiene dos propósitos:

1. Hace que el lanzamiento sea más eficiente, ya que la gente ya viene preparada. No es necesario profundizar en las hojas de ruta ni en los objetivos del proyecto.
2. Permite recopilar las preguntas y dudas de los asistentes antes del inicio. Esto te ayudará a elaborar una mejor agenda y a mantenerte al día con la reunión.

Invitar a invitados ad hoc si es necesario

Mucha gente parece estar atrapada en la falsa creencia de que participar en una reunión es binario: se asiste o no, y se está invitado o no.

Lo cierto es que se puede rotar a los participantes durante la reunión. Es especialmente útil para las reuniones iniciales más grandes.

Primero, defina un “equipo central”: las personas que deben participar durante todo el inicio. Sin embargo, nada le impide invitar a actores clave y expertos en la materia a participar solo en puntos específicos de la agenda de la reunión.

Gracias a esto, ambos garantizan la eficiencia de la reunión al limitar el tamaño del grupo y evitar perder el valioso tiempo de las personas.

Ganar-ganar.

Compartir la agenda por adelantado

Lo último que hay que hacer es preparar y compartir la agenda.

Si es posible, avise a los participantes con tres días de antelación y pídales su opinión. La gente suele llegar más preparada si ve y da luz verde a la agenda antes de la reunión.

Evite las tardes

Como regla general, evito las reuniones importantes por la tarde. Quiero que la gente esté fresca y antes del bajón de la tarde.

Durante el saque inicial

Una facilitación sólida puede tener un gran impacto en los resultados iniciales, así que asegúrese de seguir los consejos a continuación.

No escatimes en actividades para romper el hielo

Si el equipo es nuevo, comience con una actividad para romper el hielo , incluso si tiene un cronograma ajustado.

Y ni siquiera se trata de conocer gente nueva y construir relaciones (aunque eso también es beneficioso).

Simplemente quieres que la gente sepa quién es quién y, si alguien da retroalimentación durante la reunión, deben saber si proviene del ingeniero, el diseñador o el responsable de servicio al cliente. El contexto es esencial para una comprensión completa.

Por otro lado, no quieres que la gente pierda tiempo y energía intentando averiguar una y otra vez “¿Quién es esa persona?”.

Centrarse en las preguntas y respuestas

La práctica común para los lanzamientos es dedicar la mayor parte del tiempo a presentar cronogramas, riesgos, objetivos, partes interesadas, etc.

Eso no me gusta. Para eso están los paquetes informativos.

Si bien está bien recapitular detalles críticos, la sesión inaugural debe centrarse más en las discusiones y en aclarar dudas que en la presentación.

Haga muchas preguntas, abra nuevas conversaciones y asegúrese de que nadie secuestre la reunión para dar un monólogo de diez minutos.

Utilice muchos nombres

La palabra más hermosa para una persona en cualquier idioma es su nombre.

Si usted es como la mayoría de las personas, cada vez que escucha su nombre en una discusión, siente un pequeño pico de cortisol y su nivel de concentración se dispara para asegurarse de comprender lo que se está discutiendo y si necesita comentar algo.

Incluso si realizas varias tareas a la vez durante la reunión y apenas escuchas, estoy seguro de que te darás cuenta cuando alguien use tu nombre y volverás a concentrarte en la reunión.

Así es como funciona la gente. Aprovéchalo.

Cuanto más utilices los nombres de las personas en las discusiones, más atención puedes esperar y, por lo tanto, mejor participación.

Este consejo aparentemente pequeño puede incidir dramáticamente en la dinámica de la reunión.

Después del saque inicial

Independientemente de si el inicio fue interesante y productivo o un desastre total, lo que haga después de la reunión puede tener un impacto en las próximas semanas y en la iniciativa en su conjunto.

Envíe un resumen detallado

Enviar un resumen después de una reunión importante es algo de conocimiento común, pero a menudo tienden a ser vagos y de alto nivel.

Yo, por otro lado, abogo por resúmenes verdaderamente detallados con puntos discutidos, puntos de acción, decisiones y dudas que necesitan mayor aclaración.

De esta manera:

• Proporcionar un informe detallado para las personas que no pudieron participar en la reunión.
• Tenga un plan de acción claro establecido
• Crear una oportunidad para que las personas planteen más dudas e inquietudes sobre puntos específicos.

En otras palabras, mantienes vivos los temas de la reunión incluso después de que ésta concluya.

La buena noticia es que muchas herramientas de inteligencia artificial crean resúmenes detallados basados ​​en las transcripciones de reuniones.

Establecer una reunión de seguimiento

Un enfoque común para manejar las acciones a realizar después del inicio es enumerar todo lo que hay que hacer, asignar propietarios y plazos, y ponerse en marcha.

Aunque en principio era sensato, a menudo me encontraba insistiendo a los propietarios de los objetos para que actualizaran el rastreador o empezaran a trabajar en la acción. Seamos sinceros, a ti también te ha pasado.

Una alternativa es programar una reunión de seguimiento un par de días después del inicio para que sirva como punto de control de todo el trabajo en curso relacionado con la iniciativa. Aunque detesto crear reuniones adicionales, este espacio extra en el calendario, que recuerda a los participantes que deben informar sobre su progreso frente a sus compañeros, aumenta enormemente la responsabilidad. Nadie quiere ser el que diga delante del grupo que aún no ha empezado a trabajar en sus tareas.

Recopile comentarios y tome nota de las lecciones aprendidas

Hiciste algo mal si no aprendiste algo nuevo como facilitador.

Cada lanzamiento que lideres es una oportunidad para mejorar tu capacidad de facilitación. Asegúrate de recopilar retroalimentación e implementarla en tus próximos lanzamientos.

Si recibes muchos comentarios, concéntrate en uno o dos aspectos importantes. Nadie puede esperar que te conviertas en un facilitador experto de la noche a la mañana.

Reflexiones finales

Cuanto mejor sea el inicio de tu proyecto, más fácil será llevar a cabo la iniciativa en la que estás trabajando.

La diferencia puede ser tremenda.

Así que aquí hay un desafío para ti.

Para tu próxima reunión inicial, no te centres solo en que sea buena o incluso excelente. Mejora tu desempeño y haz que tu próxima reunión inicial sea la mejor que hayas facilitado: una reunión que la gente recordará durante meses.

La diferencia que esto generará será una experiencia reveladora para muchos.

Fuente de la imagen destacada: IconScout

Si quieres conocer otros artículos parecidos a 10 consejos para un gran inicio de proyecto puedes visitar la categoría Consejos.