Cómo utilizar la planificación del diseño para una entrega fluida del proyecto

“Con tiempo y dinero es posible hacer cualquier cosa”.

Esto es algo que uno de los desarrolladores con los que trabajé siempre me decía al diseñar aplicaciones. Es cierto para casi todo en el mundo.

El problema es que siempre necesitamos más tiempo y dinero. Por ello, la planificación del diseño y la gestión de proyectos son aspectos importantes del proceso de diseño. A menudo, se inicia un proyecto sin una buena planificación, lo que dificulta su gestión. Esto se traduce en mayores costos y una mayor inversión de tiempo de lo previsto.

Además de estos dos factores —que son fáciles de ver porque están representados con un valor claro— una mala planificación del diseño puede afectar a la calidad de vida de las personas (¿quién dijo horas extras de trabajo?) ya las relaciones entre los miembros de un equipo.

En este artículo, hablaremos sobre el proceso de planificación del diseño y por qué los proyectos fracasan sin él. Repasaremos los elementos necesarios para que pueda implementarlo en su organización actual.

¿Cuál es el propósito de la planificación del diseño?

La planificación del diseño ayuda a crear un sentido de unidad entre quienes trabajan en un proyecto. Si quienes colaboran se conocen y (con suerte) se llevan bien, el proceso será mucho más sencillo. Además, los miembros del equipo estarán dispuestos a ayudarse mutuamente, y la negociación para establecer prioridades será mucho más sencilla.

Algunas personas intentan crear “ceremonias” para cada hábito para contribuir a esta sensación de unión; por ejemplo, tener reuniones semanales donde todos hablen de lo que hicieron el fin de semana. Esto a veces resulta artificial, así que mi truco es empezar cada reunión preguntando a la otra persona cómo está y qué ha estado haciendo. Es una excelente manera de conocer a tus colegas durante las reuniones grupales o individuales antes de que comience la agenda.

Crear este entorno en su equipo mejorará los resultados.

¿Por qué fallan los proyectos en la planificación?

Primero, destaquemos los principales problemas que provocan el fracaso en la planificación de proyectos. De esta manera, podrá identificar si su equipo de producto o diseño lo está experimentando directamente:

Falta de planificación

A pesar de su importancia para el éxito de un proyecto, las personas no planifican bien (o no planifican en absoluto) porque desconocen su importancia. A veces, simplemente no tienen tiempo suficiente para el pensamiento estratégico.

Planificar es mucho más que una simple acción. Es lo primero que debes hacer antes de abrir un archivo de Figma y trabajar en los conceptos de diseño.

Mala comunicación

La falta de comunicación es una de las principales causas del fracaso. Una buena comunicación puede evitar muchos problemas.

Por ejemplo, hace unos años, trabajé en un equipo de desarrolladores. Mi jefe directo era el jefe de desarrollo. En una reunión de sprint, el jefe de producto me asignó el diseño de una pequeña aplicación para desarrolladores de Python. Pensé que el proyecto debía estar listo en tres semanas.

Aunque necesitaba terminar en tres semanas, mi gerente pensó que debíamos investigar durante una semana, llegar a un acuerdo sobre el alcance y luego diseñarlo en dos semanas. Después de cinco días, vio que estaba trabajando con Figma y diseñando las pantallas de alta fidelidad. Me dijo: “¿Por qué estás trabajando en diseño de alta fidelidad si solo necesitas mostrar algunos bocetos?”. Fue entonces cuando nos dimos cuenta de la falta de comunicación.

El mejor consejo que puedo dar es comunicarme en pequeñas partes para garantizar que la información sea precisa y se alinee con los objetivos del proyecto; aunque la planificación esté bien redactada, no todos la entienden de la misma manera.

Varias personas trabajando en la misma tarea

¿Alguna vez has visto a un entrenador de fútbol jugar un partido con siete delanteros? No tiene sentido.

Lo mismo ocurre en un equipo de producto. No todos pueden realizar las mismas tareas, por lo que debemos asegurarnos de que cada persona tenga sus propias tareas. De lo contrario, se generará un caos: no habrá una fuente de información confiable y todo será confuso.

Por ejemplo, ¿quién redacta el documento con toda la información de planificación? Si dos personas lo redactan por separado, terminaremos con dos planos, lo que genera confusión. En este caso, el equipo debe ponerse de acuerdo sobre quién gestiona la planificación. Puede ser el director de proyecto o el diseñador de experiencia de usuario, pero una sola persona debe hacerlo y todos los miembros del equipo deben conocerlo.

No hay plazos claros

Las fechas límite nos ayudan a tomar decisiones ya evitar perder tiempo, y un proyecto sin fecha límite nunca terminará a tiempo. Esto se debe a que las fechas límite ayudan a las personas a tomar decisiones más rápidamente. Sin ellas, las personas se tomarían el tiempo sin tomar acción.

Objetivos poco claros

Si los miembros del equipo no pueden responder “¿Cuál es el objetivo?”, no conocen la misión de la tarea y no sabrán cómo tomar decisiones.

Cuando conozco el objetivo, puedo seleccionar dónde agregar la información en la página, cómo hacerla más visible, etc. Si no lo entiendo, tomaré decisiones que no se ajusten a él y, además, no podré explicar a los demás por qué tomé esa decisión.

Restricciones tecnológicas

La tecnología puede tener sentido para el equipo de desarrollo, pero no para los demás miembros del equipo.

Por ejemplo, los diseñadores suelen querer añadir animación a un producto, pero no comprenden bien la tecnología. Por lo tanto, no se dan cuenta de cuánto tiempo les agregarán ni de cómo afecta a la velocidad de carga de la página.

Como resultado, después de cierto punto en el proceso, los desarrolladores pueden decir que algo no es factible de implementar en el tiempo disponible, por lo que el equipo necesita rediseñar y ajustar.

Comprender la tecnología debe ser parte del plan y todos los miembros del equipo deben discutirlo antes de tomar decisiones para evitar tener que repetir el trabajo.

Una descripción general del proceso de planificación del diseño.

Ahora, repasaremos el proceso completo del plan de diseño:

Establecer métodos de comunicación desde el principio.

La comunicación siempre es relevante, especialmente en procesos donde muchas personas necesitan comunicar mucha información.

No se trata solo de qué necesitamos comunicar, sino también de cómo lo hacemos. Puedes organizar sesiones de lluvia de ideas con tu equipo (sobre todo en equipos nuevos sin estructura) para abordar todos los detalles de la comunicación dentro del equipo.

Hice esto antes cuando me uní a un equipo formado desde cero. Creé una sesión de Design Thinking para responder preguntas sobre comunicación:

• ¿Cómo nos comunicamos? ¿Por correo electrónico u otro medio?
• ¿Necesitamos abrir un grupo de Slack?
• ¿Cuál es el rol de cada persona en el equipo? ¿Quién es el director de proyecto, el desarrollador, el diseñador y qué hará cada uno?
• ¿Quién toma la decisión final?
• ¿Quién es responsable de cada tarea?
• ¿Quién reanuda las reuniones?
• ¿Quién hace la planificación?
• ¿Cómo trabajamos? ¿Trabajamos en sprints? ¿Trabajamos con Kanban? ¿Queremos otra técnica?
• ¿Se conoce el equipo? Todos los miembros pueden hablar de su trabajo y su vida, dónde viven, etc.
• ¿Cuál es el proceso de trabajo? ¿Diseño, desarrollo, control de calidad, control de calidad del diseño, etc.?
• ¿Existen tareas en las que los diseñadores no necesitan involucrarse?
• ¿Cómo acordamos el diseño? ¿Debemos comunicarlo a las demás partes interesadas, como el director ejecutivo o el director de productos de la empresa?

No importa si no tienes todas las respuestas la primera vez; las cosas evolucionarán. El simple hecho de hablar de los problemas aclara mucho mejor dónde están las deficiencias y eso resuelve muchos de los desafíos futuros.

Empezar con el objetivo

El primer paso es comprender el objetivo del proyecto.

Por ejemplo, el objetivo de una empresa podría ser aumentar el número de personas que se suscriben al producto después de la prueba gratuita. Una vez que sabemos qué quiere lograr la empresa, tenemos un punto de partida.

Si el objetivo no está claro, no pueden planificar bien, ya que el punto de partida de la planificación se basa en él. Si el objetivo es más complejo, la planificación tendrá más etapas; si es más pequeño, tendrá menos.

Determinar cómo mide el equipo el éxito

Además de comprender qué queremos lograr, es importante preguntarnos cómo medimos el éxito del proyecto. Esto nos indicará si hemos alcanzado nuestra meta o no.

Por ejemplo, para mejorar la conversión de un usuario de pago gratuito, debemos establecer una cifra, como un aumento del 15% en tres meses. Disponemos del tiempo y el porcentaje, lo que nos permite determinar si el proyecto ha tenido éxito o no.

Es como el marcador en un partido de baloncesto. Los números indican quién ganó y quién perdió.

Comprender la investigacion necesaria

Comprender a los usuarios, qué quieren y por qué lo quieren es fundamental en la planificación del diseño. Esta investigación es crucial para el proceso, ya que comprender estas tres preguntas es fundamental para tomar buenas decisiones.

La investigación necesaria depende de la etapa del producto y de la magnitud del problema a resolver. Esto requiere más tiempo para un producto nuevo, ya que hay más aspectos que definir, como quiénes son los usuarios.

Agregue el paso de investigación a la planificación del diseño, que puede incluir la realización de entrevistas a los usuarios, el examen de datos de una herramienta de terceros y hablar con el gerente de producto, el equipo de éxito del cliente u otras partes interesadas sobre la información.

Además, muchos diseñadores dedican mucho esfuerzo y tiempo a este proceso porque creen que más tiempo implica mejores soluciones. Sin embargo, una buena evaluación de la solución solo se produce cuando el producto está en manos del usuario.

Después de haber definido bien estas tres preguntas, puedes continuar:

• ¿Quién es el usuario usuario?
• ¿Que quieren?
• ¿Porque lo quieren?

Asegúrese de que todos comprendan el dominio.

Pedir a la gente que comprende el dominio no está en el proceso central de planificación, pero si el dominio es complejo y la gente necesita profundizar en él para poder hacer el diseño, se debería agregar al proceso.

Cuando diseñé el producto Python para desarrolladores, no necesitaba ser desarrollador de Python para diseñarlo, pero sí necesitaba comprender bien el tema. Me llevó de dos a tres días comprender la tarea porque carecía de los conocimientos necesarios. Así que, si ese es tu caso, inclúyelo en la planificación.

Establecer limitaciones tecnológicas

Nos gusta diseñar cosas innovadoras, pero no todo es posible, especialmente en productos complejos con lógica compleja. Reserve tiempo para que los desarrolladores prueben y comprueben si la tecnología respalda la idea y la solución. Normalmente, los desarrolladores realizan sus pruebas y suelen obtener rápidamente una respuesta sobre qué es posible y qué no.

Establecer plazos

En diseño y desarrollo de software, no podemos establecer una fecha límite final y ser estrictos con ella porque no podemos predecir todos los problemas que tendremos durante el proceso.

Sin embargo, establecer plazos para el proyecto y los pasos a seguir es necesario porque nos obliga a tomar decisiones con mayor rapidez. Nadie esperará eternamente a que alguien termine el trabajo. Durante la planificación, establezco plazos para optimizar y agilizar el proceso.

Consejo profesional: establezca una fecha límite para cada paso del proceso, no sólo para los del final.

Prioriza tu trabajo y define el alcance

Cuando desarrollamos un producto, todos queremos añadirle más para mejorarlo, pero al final, tenemos un tiempo limitado. No todo se puede entregar en un solo paso, por lo que priorizar es fundamental.

Debemos priorizar y escribir lo que diseñamos y lo que no. Por ejemplo:

• Alcance: Desarrollaremos una función para compartir con dos permisos: editor y visor.
• Fuera del alcance: agregue comentarios como visor y establezca una contraseña para proteger el documento.

Los marcos de priorización populares incluyen MoSCoW y una matriz de prioridades.

Coordinar con las partes interesadas e incorporar la retroalimentación

La retroalimentación es un paso importante en el proceso y debemos recordar incluirla en la planificación. Cuando necesitemos retroalimentación de nuestro equipo de producto, podemos mostrársela y recibirla cuando queramos.

El problema es que las partes interesadas con menos tiempo (como el director ejecutivo o el director de tecnología) quieren ver el trabajo, y no podemos contactarlas en cualquier momento. En este caso, puede programar la retroalimentación para que todos dediquen tiempo a ella.

Organizar la información

Una vez que tenga toda la información, agregue a un documento que el resumen esté bien. Me gusta usar la historia de usuario y el formato de los criterios de aceptación como base y agregar si es necesario.

No es necesario usar todas las secciones que muestro en el ejemplo. Aun así, para mí, las tres imprescindibles son:

• La historia del usuario
• Criterios de aceptación (alcance)
• Fuera de alcance

Son el núcleo del documento y contienen la información más importante.

Puedes acceder a un enlace al documento que uso en Google Docs aquí:

Recuerda que las cosas no siempre saldrán según lo planeado.

Como siempre, no todo sale según lo previsto. Sin embargo, tener un plan ayuda a organizar el proceso ya resolver cualquier problema con mayor eficiencia.

Si las cosas cambian durante el proceso, adapte la planificación. Por ejemplo, si los desarrolladores no pueden completar su diseño a tiempo, pregúntese qué se puede eliminar del diseño que no sea demasiado perjudicial, pero que se pueda agregar la próxima vez.

Iterar y mejorar

Cada vez que trabajes con un plan claro, verás cómo el proceso de diseño y desarrollo se simplifica mucho. Aun así, siempre puedes mejorar, así que anota lo que no funcionó bien y mejóralo la próxima vez.

Una buena idea es realizar una reunión retrospectiva con el equipo cada 2 o 3 meses para discutir cómo mejorar el proceso de planificación.

Para resumir

En este artículo, hablamos sobre el proceso de planificación del diseño y cómo crearlo para lograr excelentes resultados con menos esfuerzo.

Comenzamos revisando los problemas que hacen que la planificación de proyectos falle y luego vimos cómo usted puede realizar una excelente planificación de proyectos para su producto con su equipo.

Repasamos la importancia de la comunicación y las buenas relaciones interpersonales. Luego, vimos el proceso de planificación, que incluyó las necesidades del usuario y de la empresa, así como los objetivos que debemos establecer para el proyecto, a fin de tomar decisiones de diseño que se ajustan a ellas.

Al final te mostré un formato al que puedes agregar toda la información para tener un plan de proyecto claro para tu próximo proyecto.

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