Celebrar una reunión de lanzamiento de diseño que marque el tono

Todo diseñador sabe que el proceso de diseño es una tarea caótica y llena de incertidumbre. Al fin y al cabo, esa es la naturaleza del trabajo de resolución de problemas.

Sin embargo, existen rituales y procesos que podemos implementar para reducir la ambigüedad y hacer que todo el proceso sea más eficiente. Una de las soluciones es organizar una sesión de lanzamiento del diseño.

Es difícil imaginar una mejor manera de comenzar un proceso de diseño con el pie derecho que simplemente iniciarlo correctamente.

¿Qué es un inicio de diseño?

Un inicio de diseño es el punto de partida de una iniciativa de diseño. Se trata de reunir a personas clave, aclarar preguntas y dudas, alinear objetivos y, a veces, incluso iniciar la ideación inicial.

Lo ideal sería que esto ocurriera al comienzo del proceso de Doble Diamante ; sin embargo, a veces también tengo “mini arranques” al pasar por diferentes fases del proceso de diseño:

La duración, el tamaño y la agenda del lanzamiento dependen de la complejidad de la iniciativa de diseño. He tenido lanzamientos que consistían en breves alineaciones de treinta minutos, así como sesiones robustas de dos días, similares a talleres, que ya combinaban un lanzamiento y algunos ejercicios de diseño.

Para mí, incluso un sprint de diseño es un tipo de inicio de diseño. En resumen, no me gusta limitar los inicios de diseño a una definición y un proceso formales. Cualquier reunión que ayude a iniciar la iniciativa de diseño con buen pie es un inicio de diseño.

Beneficios de un inicio de diseño

Existen innumerables razones por las cuales deberías realizar kickoffs de diseño, pero las más destacadas son:

• Configuración de alineación y expectativas
• Recopilación de información
• Mayor satisfacción y empoderamiento del equipo
• Eficiencia mejorada

Configuración de alineación y expectativas

Aunque parezca aburrido, es posible que te sorprenda la frecuencia con la que las personas están desalineadas.

Una vez, dirigía una iniciativa de diseño y recibíamos comentarios contradictorios de varias partes de la organización. Me di cuenta de que no habíamos dado el puntapié inicial adecuado e intenté corregirlo haciéndolo a mitad de la iniciativa. Más vale tarde que nunca, ¿no?

Resultó que dos partes interesadas clave, aunque aparentemente alineadas, tenían una visión completamente diferente de qué problemas debía abordar la solución, algo que era difícil de detectar durante las interacciones habituales.

Si hubiéramos celebrado una sesión de lanzamiento con antelación, habríamos ahorrado mucho tiempo (y nervios) corriendo en círculos.

Recopilación de información

Cuando se reúnen a todos los actores clave en una misma sala, surge la magia. Surgen nuevas discusiones y preguntas, que a menudo conducen a valiosas perspectivas y aprendizajes.

La mayoría de las veces, llego a un inicio de diseño con la suposición errónea de que “ya sabemos todo lo que necesitamos saber”, pero casi sin excepción, siempre aprendemos algo nuevo durante las interacciones que nos ayudan en el futuro. Siempre hay algo nuevo que aprender del inicio del diseño.

Mayor satisfacción y empoderamiento del equipo

Todavía no he encontrado a ningún diseñador que se haya quejado del lanzamiento del diseño. Aunque estos eventos a veces pueden ser estresantes para los miembros del equipo, especialmente si necesitan interactuar con partes interesadas difíciles por primera vez, al final, suelen estar contentos de que la reunión se haya celebrado.

El lanzamiento de diseño es una excelente manera de dar a los diseñadores un lugar en la mesa e involucrarlos en una discusión temprana sobre la dirección, en lugar de simplemente darles un resumen para entregar, lo cual es una excelente manera de empoderar al equipo. Eliminar la ambigüedad desde el principio siempre es bienvenido, y si se realizan lanzamientos de diseño en sitio, la integración adicional del equipo vale la pena.

Eficiencia mejorada

Una vez escuché que la gente “no tiene tiempo para empezar a diseñar”. Es un ejemplo perfecto de gente demasiado ocupada talando árboles como para afilar sus sierras.

Si bien los inicios del diseño requieren una inversión inicial de varias partes interesadas, las expectativas, la configuración y la alineación correctas producen resultados rápidamente.

Sin un buen comienzo, es fácil perder una semana preguntándote constantemente si entendiste bien el desafío. Créeme, ya lo he vivido.

Cómo organizar un gran lanzamiento de diseño

Como ya mencioné, la presentación de un lanzamiento de diseño depende en gran medida del tamaño de la iniciativa, su tipo, etapa, etc. Puede durar desde treinta minutos hasta un par de días. También depende en gran medida de tus preferencias y las de tu equipo, así como de tu forma de trabajar.

Entonces, en lugar de darles una guía prescriptiva sobre cómo hacerlo, permítanme dejarles algunas tácticas que funcionarán en todos los escenarios.

Comparta paquetes de datos con antelación

Cuanto más preparados estén los participantes, más eficiente será el inicio.

En lugar de dedicar la mitad de la presentación inicial a explicar el propósito de la iniciativa y las perspectivas actuales, recopile toda la información disponible en una presentación y envíela a los participantes antes de la reunión. Incluya:

• Objetivos
• Toda la investigación disponible
• Restricciones conocidas
• Dependencias
• Prioridades

Al iniciar el evento, asuma que todos están en sintonía y se han familiarizado con el paquete informativo. Aunque no todos lo leerán de antemano, fomentar la cultura de seguir adelante motivará a todos a leerlo la próxima vez.

Aunque simple, esta táctica es realmente revolucionaria. Si se me olvida o no tengo tiempo para preparar los paquetes de información adecuados con antelación, el inicio es la mitad de efectivo de lo que podría ser.

Los ejercicios productivos se sienten demasiado cortos

Ya sea para compartir detalles, discutir un plan de acción o idear direcciones iniciales a seguir, asegúrese de que todos sus bloques de inicio sean ligeramente demasiado cortos.

Aprendí que cuanto más tiempo dedico a un tema específico, menos disciplinadas y productivas tienden a ser las personas. Por otro lado, todavía no he encontrado una mejor manera de mantener a la gente con energía y concentración que mantener un sano sentido de urgencia.

Si no logras cubrir todo, siempre puedes hacer un seguimiento después del inicio para cubrir detalles específicos.

Vaya más allá de las discusiones y presentaciones abiertas

Cuanto más largo y contundente sea el inicio, mayor será el esfuerzo que deberás dedicar a diseñar ejercicios y sesiones de trabajo realmente interesantes. Ve más allá de las simples discusiones abiertas y la lluvia de ideas.

Me gusta condimentar mis inicios con varias Estructuras Liberadoras para asegurar que todos en la sala estén siempre comprometidos.

Rotar a los participantes

Dos desafíos comunes con las audiencias de inicio son:

1. Las partes interesadas clave suelen ser personas ocupadas
2. Cuantos más participantes, menos productiva será la reunión.

¿Una solución milagrosa? ¡Rotar a los participantes!

Para cada taller o inicio más extenso, tiendo a diferenciar dos tipos de participantes

• Participantes principales : es el equipo clave que participa en todos los ejercicios.
• Visitantes de este : estas personas son invitadas solo para la parte relevante

De esta manera, puede invitar a las pymes solo a las partes en las que su experiencia será relevante. También es más fácil convencer a una parte clave del proyecto para que asista a un ejercicio de treinta minutos que a una reunión de un día completo solo porque lo necesita para una parte.

Déjalo desviarse

Este podría ser un poco controvertido. Cuanto mayor sea el inicio, mayor será la probabilidad de que pase accidentalmente a las siguientes fases de diseño. Por ejemplo, la gente empieza a idear soluciones o a discutir detalles.

En situaciones así, yo solía ser el guardián de la agenda y cortar estas conversaciones. Siempre podemos seguir después del inicio, ¿no?

Pero la verdad es que nunca lo hicimos. A veces, el momento y el público son perfectos para hablar de temas importantes que de otro modo se descuidan. A veces, incluso programo una segunda ronda de inicio porque nos desviamos demasiado del tema en la primera.

Mi regla general: si el tema es verdaderamente significativo, dejar que el grupo se desvíe, pero eliminar todas las conversaciones de bajo valor tan pronto como aparezcan.

Ejemplo de agenda de inicio

Si bien, nuevamente, el inicio real depende en gran medida del contexto, cinco elementos de la agenda siempre están presentes, ya sea que se trate de un inicio de treinta minutos o de una semana de duración:

• Alineación de iniciativas
• Introducción de las partes interesadas
• Mapeo de riesgos y dependencias
• Planificación inicial
• Preguntas y respuestas

Alineación de iniciativas

El objetivo principal de una sesión de lanzamiento de diseño es asegurar que todos estén de acuerdo con lo que buscamos lograr. Hagan un breve resumen, pregunten si tienen alguna duda sobre los paquetes informativos que recibieron e incluso pídanles que describan la iniciativa con sus propias palabras.

Me gusta concluir esta sesión creando un tablero de visión compartido. La gente suele prestar más atención a los detalles cuando empiezas a escribir las cosas.

Introducción de las partes interesadas

Asegúrese de que las personas sepan quién desempeña qué papel en la iniciativa. Saber a quién contactar con cada tema facilitará considerablemente la colaboración. Si algunas personas se conocen por primera vez, considere una actividad amistosa para romper el hielo.

Al final de la sesión, asegúrese de tener una clara distinción de responsabilidades para evitar conflictos innecesarios. RACI es una excelente herramienta para ello.

Mapeo de riesgos y dependencias

Lo más probable es que su iniciativa dependa de otros equipos o de factores externos. Asegúrese de identificarlos lo antes posible. Esto no solo facilitará su gestión y predicción, sino que hablar de ellos abiertamente ante las partes interesadas es una excelente manera de concienciar sobre lo que puede salir mal.

También es un insumo esencial para una adecuada planificación de iniciativas.

Plan inicial

Si bien no es necesario salir de la reunión inicial con un plan de acción detallado (aunque puede hacerlo si prefiere combinar esos dos pasos), debe salir de la reunión con una comprensión general de lo que sucederá y cuándo:

Establece expectativas, proporciona información para futuras decisiones (por ejemplo, asignar más recursos) y ayuda a identificar riesgos y dependencias adicionales.

Preguntas y respuestas

Por último, asegúrate de reservar tiempo para preguntas y respuestas aleatorias. Probablemente aún queden muchas preguntas, incluso después del inicio más productivo de la historia:

Conclusión

Un lanzamiento de diseño es una excelente manera de impulsar una iniciativa de diseño. Ayuda a reducir la ambigüedad, alinear el proceso, recopilar información y resolver asuntos pendientes antes de lanzarse al descubrimiento. También es una excelente manera de dar a los diseñadores un lugar en la mesa e incluirlos en el crucial proceso de toma de decisiones.

He dirigido y participado en sesiones de alineación rápida para iniciativas de una semana de duración, así como en inicios de una semana para proyectos con una duración de medio año y, en todos los casos, el inicio fue una excelente inversión.

Algunos de mis mejores consejos sobre cómo hacer que un saque inicial sea fantástico incluyen:

• Compartir paquetes de datos antes del inicio para que la reunión sea más efectiva
• Planificar muy poco tiempo para cada ejercicio para generar una sensación de urgencia
• Rotar a los participantes para obtener lo mejor de dos palabras
• Ir más allá del debate abierto y planificar actividades atractivas
• No ser estricto con la agenda si surgen temas no planificados pero valiosos

Si bien te animo a que adaptes tus kickoffs a las necesidades de tu equipo, los aspectos que siempre debes cubrir incluyen:

• Alineación con los objetivos del proyecto
• Comprender los roles de las personas en la iniciativa
• Identificar los riesgos y dependencias que debes tener en cuenta
• Establecer una hoja de ruta inicial hacia el éxito

Sin embargo, recuerda que no hay reglas estrictas para los kickoffs: explora diferentes enfoques y encuentra el que funcione mejor en tu contexto particular.

Una cosa permanece constante: el tiempo invertido en planificar y llevar a cabo un lanzamiento de diseño es una de las actividades con mayor retorno de la inversión que puede realizar para su iniciativa de diseño.

Fuente de la imagen del encabezado: IconScout

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