Cómo hablar con las partes interesadas como líder de UX

Un líder de diseño tiene responsabilidades muy diferentes a las de los diseñadores que trabajan en equipo. Los líderes de diseño se aseguran de que su equipo trabaje bien, de que evolucione y de estar siempre al tanto de las técnicas avanzadas y otros aspectos necesarios para que el equipo avance.

Para ello, los líderes de equipo deben colaborar con su grupo, pero además, deben mantener un estrecho contacto con otras partes interesadas para obtener ayuda. Por ejemplo, si el equipo desea pasar del software A al software B, el líder habla con los gerentes generales para obtener permiso para comprar la licencia.

Esto no es fácil, sobre todo si eres nuevo en el liderazgo. Te enseñaré cómo un líder de diseño puede comunicarse de manera efectiva con todas las partes interesadas de tu organización.

Construya relaciones con sus partes interesadas

El consejo más importante que puedo dar sobre trabajar con las partes interesadas es sencillo: debemos construir excelentes relaciones con ellas y estar siempre en contacto con ellas.

Cuando hablo de construir relaciones, me refiero a que debes conocerlos personalmente, no solo en términos laborales. Por ejemplo, los pregúntales si tienen familia, dónde viven y cuáles son sus aficiones.

Esto se debe a que las buenas relaciones comiencen con una comunicación real entre las personas, más allá del trabajo. Si nos centramos en el trabajo, podemos deteriorar las relaciones.

Si conoces a las personas a las que les preguntas y te interesa su vida, sentirán que te importan. Entonces, estarán dispuestas a ayudarte cuando lo necesites.

Por ejemplo, si por primera vez hablas con una parte interesada, empieza a preguntándole sobre ella misma. Si te reúnes con ella el lunes, pregúntale sobre el fin de semana, qué hizo y cómo le fue.

Sé una persona antes que un colega. Esto creará más conexiones entre ambos y te permitirá trabajar con ellos más fácilmente.

Puede que a algunas partes interesadas no les guste este enfoque, así que tendrás que moderar si ves que no comparten tu deseo de conocerlas personalmente. Tu colega podría preferir la privacidad, lo cual es totalmente comprensible.

¿Cuál es la mejor manera de comunicarse con las partes interesadas?

Hay muchas maneras de comunicarse con las partes interesadas de la empresa. Puede ser mediante una reunión individual, un correo electrónico, un mensaje o una reunión con muchas partes interesadas. Lo más importante es comunicarse con claridad y utilizar el medio más preciso.

Por ejemplo, un mensaje resolverá el problema si desea informar a los gerentes de producto sobre el proceso del sistema de diseño. Esto ahorra tiempo en la reunión y la otra parte siente que respeta su tiempo.

Puedes usar un video si un mensaje de texto no es suficiente y necesitas explicar información compleja. Como siempre, una imagen vale más que mil palabras, y un vídeo vale más que mil imágenes.

Otra opción, la más clásica, es recuperar. Esta opción es ideal para generar ideas. Así, se pueden intercambiar ideas mucho más rápido y llegar a una solución rápidamente. Mi regla es elegir el mejor medio para comunicar la eficacia con el mínimo esfuerzo y evitar las reuniones siempre que sea posible para respetar el tiempo de los participantes.

No actúes como un mago

Las personas suelen interactuar como magos. Tienen una idea y quieren impulsarla, así que trabajan en ella intensamente durante mucho tiempo y, cuando creen que está lista, la presentan a las partes interesadas en una reunión.

Este es un grave error. A la gente no le gustan los cambios, y todo cambio, incluso los pequeños, debe cocinarse a fuego lento. De lo contrario, la gente los ignorará.

Lo mejor es trabajar en tu proyecto poco a poco e involucrar a todos. Debes escucharlos y comprenderlos, construir la solución con ellos y luego la aceptarán.

Por ejemplo, los diseñadores trabajan con lentitud en el proyecto y entregar el diseño a desarrollo lleva mucho tiempo. Realiza un taller de lluvia de ideas con los diseñadores para comprender el motivo. Descubriste que trabaja con lentitud porque su kit de interfaz de usuario está desactualizado. Tu empresa realizó muchas mejoras en el software, pero el equipo no actualizó la biblioteca.

Decide mejorarlo. Para implementar el cambio, te das cuenta de que necesitas que todo el equipo trabaje en él durante cinco días. Eso significa que los equipos de producto no contarán con diseñadores durante una semana. Ahora, necesitas convencer a las partes interesadas, en este caso, a los gerentes de producto, para que implementen el cambio.

Organice el proceso por escrito y describa por qué el equipo de diseño lo necesita, cómo beneficiará a las partes interesadas y en qué consiste. Para convencer a las partes interesadas, debe ser preciso y explicar cómo les benefician a ellas, no solo al equipo de diseño.

Puedes usar el valor absoluto para facilitar la comprensión: “Nos lleva cinco días y, después de realizar el cambio, el proceso de diseño será un 25 por ciento más rápido”.

Me gusta hacerlo individualmente; así puedo explicar la necesidad, el método y resolver los problemas individualmente. Si tengo que hablar con tres gerentes de producto, lo haré individualmente y resolveré sus problemas.

Si ves que a algunas partes aceptables no les gusta la idea porque los diseñadores no trabajarán con el equipo de producto durante cinco días, puedes hablar como un político (la política es parte del trabajo) y ver cómo llegas a un acuerdo con ellos para obtener su aprobación.

Si las partes interesadas no están de acuerdo, debe comprender por qué y resolver el problema con ellas. El “por qué” es lo importante (por qué no están de acuerdo). Una vez que todos estén de acuerdo, se reúnen con ellas y les muestran el plan. Al entrar a la reunión, se confirma que todas las partes interesadas están de acuerdo. Una vez aprobado, se ejecuta el plan.

¿Cuál es su función y cuáles son las otras funciones?

Conocer su posición en la organización y los roles e influencia de otras partes interesadas le ayudará a entender con quién hablar para avanzar.

Por ejemplo, imagine que su equipo quiere usar un software nuevo en lugar del que usan actualmente en la empresa. Saben que el nuevo software cuesta un 15 % más.

¿Con quién necesitas hablar? ¿Es el vicepresidente de producto, el director financiero o el director ejecutivo? ¿Quién lo aprueba? Ten en cuenta tu rol y el de los demás para desarrollar bien la estrategia.

¿Cuál es la estructura del equipo de diseño?

Considere la estructura del equipo de diseño, cómo está construido y cómo trabajan los diseñadores:

• ¿Los diseñadores trabajan en equipos de productos, cada uno de los cuales consta de un gerente de producto, un desarrollador, un miembro de control de calidad y un diseñador?
• ¿El equipo de diseño trabaja en conjunto y aporta soluciones para diferentes equipos de productos?

Estas preguntas le guiarán para comprender cómo y con quién hablar en la empresa.

Por ejemplo, si eres un líder de equipo con tres diseñadores bajo tu mando, cada diseñador trabaja en otro equipo de productos.

Si el gerente de producto de uno de los equipos limita la libertad del diseñador, lo mejor es hablar directamente con él para resolver el problema. Por otro lado, si todos los gerentes de producto de la empresa consideran que el diseño es menos importante, deberá hablar con todos ellos y con el director ejecutivo de la empresa para explicarles su importancia.

Las personas que usted gestiona también son partes aceptadas

Cuando eres líder de un equipo, tienes tres partes interesadas principales en las que concentrarte: una es la gente que está por encima de ti en la organización, la gente que está en el mismo nivel que tú y la tercera es la gente que tú gestionas.

Algunas personas piensan que las partes interesadas son personas que están por encima y al mismo nivel que tú en la organización, como gerentes de producto, directores ejecutivos y directores de tecnología, pero no solo ellos. Según Wikipedia, una parte interesada de una corporación es cualquier persona esencial para su supervivencia.

Por lo tanto, los diseñadores de tu equipo también son partes interesadas. Debemos considerarlos como partes interesadas y verlos como personas a quienes dirigimos.

Cerrar la brecha entre el diseñador y el gerente de producto

Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo hablar con dos partes interesadas, un gerente de proyecto y un diseñador de tu equipo, para resolver una brecha entre ellas. Te guiaré por los pasos a seguir. La explicación se centrará en un tema específico, pero puedes usar este marco para otros asuntos.

La historia

Eres un líder de UX con cuatro diseñadores en tu equipo. Cada diseñador trabaja en un equipo de producto diferente con un gerente de proyecto diferente. Eres responsable de tu equipo y de definir la visión de diseño de la empresa.

En una reunión con uno de los diseñadores, estos le comentan que no se sienten cómodos trabajando con el gerente de producto porque las tareas no están claras, lo que dificulta el trabajo.

El gerente de producto cambia las necesidades cada dos días, lo que deja el trabajo inconcluso. Siempre hay cosas nuevas por hacer y la tarea lleva mucho tiempo. Decide resolver este problema y ayudar al diseñador de tu equipo.

Entender el problema

El primer paso es definir bien el problema. Esta es la parte más crítica. Una buena descripción del problema facilita encontrar una solución.

Hable con el diseñador y hágale preguntas como:

• ¿Qué tareas específicas recibe el diseñador por parte del gerente de producto?
• ¿Con qué frecuencia cambian estas tareas?
• ¿Existen plazos o expectativas específicas establecidas para el trabajo del diseñador?
• ¿Existen problemas de comunicación entre el diseñador y el gerente de producto?

Hacer este tipo de preguntas te ayudará a ver la imagen mucho mejor.

Pídale al diseñador ejemplos específicos, no hable en general; guíalo para que hable sobre casos particulares.

Puedes preguntar: ¿Podrías dar un ejemplo de un cambio que el PM realizó en el alcance del último proyecto?

Haga preguntas para comprender el problema y luego definitivo.

A continuación se muestran algunos ejemplos:

• No hay claridad en el alcance de la tarea.
• A menudo, el alcance de la tarea cambia durante el proceso de diseño, dejando tareas sin terminar.
• Se añadirán continuamente nuevas tareas sin completar las anteriores.

Digamos que el problema es el siguiente: a menudo, el alcance de la tarea cambia durante el proceso de diseño, dejando tareas sin terminar, lo que le causa mucho estrés al diseñador.

¿El diseñador ha hablado con el Primer Ministro sobre esto?

Pregúntele al diseñador si habló con el gerente de proyecto al respecto y cómo intentó resolver el problema. Es posible que el diseñador dijera que no habló con el gerente de proyecto sobre el tema o que habló con él, pero que este no le prestó atención ni le escuchó.

Esto le dará una mejor perspectiva del diseñador y sus acciones para resolver el problema.

Prefiero que hablen con las partes interesadas antes de involucrarme. Si logran resolver el problema, ganarán confianza y podrán hablar más sobre el tema.

Un punto importante es que no todos saben cómo tener esta conversación, por lo que debes guiarlos.

En nuestro caso, decimos que hablaron con el Primer Ministro, pero el Primer Ministro no hizo nada al respecto.

¿Qué sucede en los demás cuadros de productos?

Pregunte a los demás diseñadores de su equipo y a los demás gerentes de producto cómo trabajan y cómo se definen las tareas en sus equipos de producto.

Es posible que descubra que otros equipos de productos trabajan bien en esos aspectos o que más diseñadores de su equipo también padecen este problema.

Cambia la forma de comunicarse con las partes interesadas y resuelve el problema. Si solo ocurre en un equipo de producto específico, se puede crear una estrategia; si ocurre en todos los equipos, se adoptará otra.

Para nuestro ejemplo, supongamos que el problema solo ocurre con el equipo de producto específico. En ese caso, dedique tiempo a comprender cómo trabajan los demás equipos para definir el alcance y estudiarlo a fondo.

Luego, puede desarrollar una estrategia que se alinee con los demás equipos de productos de la empresa, lo que le ayudará a convencer al gerente de producto para que la adapte.

Pregunta a los demás gerentes de producto cómo definen el alcance de los diseñadores del equipo. Quizás descubras que existe un proceso específico con el que todos los gerentes de producto deberían trabajar, y uno de ellos no lo hace.

Esto te ayudará a resolver el problema porque no necesitarás inventar algo nuevo; Podrás utilizar los mismos métodos que utilizan otros gerentes de proyectos.

Recuerda el punto que mencioné al principio de este artículo: Mantén siempre el contacto con otros stakeholders de la empresa, te ayudará a tener una puerta abierta para hablar con ellos fácilmente.

Digamos que hay un proceso en los otros equipos de producto, pero no es el mismo en toda la empresa.

Cómo hablar con las partes interesadas para resolver el problema

Hay diferentes maneras de resolver el problema. Me gusta involucrar a ambas partes en el proceso. Esto facilita el acuerdo entre ambas partes. Es como una negociación donde se compra una casa; el agente actúa como intermediario entre ambas partes hasta que llegan a un acuerdo.

En este proceso, usted se reúne con ambas partes por separado y escucha su punto de vista.

Por ejemplo, el Primer Ministro puede decir:

• No me di cuenta del problema que provocó.
• Normalmente no soy yo quien se encarga de escribir el alcance.
• No tengo tiempo para escribir el alcance porque tiene mucho trabajo.

Desde otra parte el diseñador puede decir:

• El alcance no está claro
• El Primer Ministro no escribe un alcance
• A menudo, el alcance cambia durante el proceso.

Entiendes los problemas y puedes encontrar una solución cuando escuchas a ambos.

En nuestro ejemplo, el gerente de proyecto dice: «No tengo tiempo para redactar el alcance porque tiene mucho trabajo». El diseñador responde: «A menudo, el alcance cambia durante el proceso».

El problema es claro: no hay un alcance escrito, por lo que nadie tiene una guía para tomar decisiones, y agregar o quitar cosas es fácil porque no hay nada definido.

Sabes que los gerentes de producto suelen escribir el alcance, pero el diseñador puede hacerlo si el gerente de producto no tiene tiempo. No hay problema. La idea es resolver el problema, no hacer lo que se dice en el manual.

Vaya ahora a hablar con el diseñador, explique el punto de vista del gerente de producto y pregúntele si le interesa redactar el alcance. Podría decir: “Sí, puedo escribirlo, pero no sé cómo”. En ese caso, puede crear un proceso para definir el alcance con el gerente de producto.

Le preguntas al gerente de proyecto si está de acuerdo en crear el alcance con el diseñador, y este puede redactarlo. Una vez que ambas partes estén de acuerdo con la solución, reúnase con el diseñador y el gerente de producto para discutirla.

En la reunión, define el proceso con ellos; deben acordar la definición del alcance. Por ejemplo, el gerente de proyecto presenta una idea, el diseñador le da forma y se reúnen para definir el alcance de la tarea.

También pueden acordar el formato del alcance en esta reunión, como una historia de usuario con criterios de aceptación. El proceso consiste en escuchar y comprender a ambas partes y tomar decisiones con ellas. Usted es solo el puente:

Último punto: Asume la responsabilidad. Nadie hará el trabajo por ti.

Cuando eres un líder y quieres hacer cambios o impulsar nuevas ideas, hay una cosa que debes recordar muy bien.

Debes tomar posesión del tema que quieres avanzar; nadie lo hará por ti ni hará el trabajo por ti.

Eres quien no duerme por ello. Eres quien debe desarrollar la estrategia, quien solicita la reunión y quien debe comunicarla.

Usted es la persona que necesita preguntar sobre las actualizaciones, cómo funciona el proceso y qué hicieron otras personas sobre el tema.

Si eres el líder, debes hacerlo. No sucederá si no lo haces.

Conclusión

En este artículo, te mostré cómo puedes hablar con las partes interesadas como líder de UX.

Primero, analizamos un tema importante sobre el trabajo con las partes interesadas: construir relaciones sólidas con ellas, que es la base de todo. Examinamos los diferentes medios que se pueden utilizar para comunicarse con ellas y por qué es importante implementar cambios paso a paso, no de una sola vez.

Vemos la importancia de la estructura de la organización y cómo comprenderla puede ayudarle a avanzar. Por ejemplo, para cambiar a un nuevo software que cuesta más que la aplicación que usa el equipo actualmente, es necesario saber quién toma las decisiones financieras en la organización.

Al final del artículo, te mostré un marco que puedes usar para resolver un problema entre dos partes interesadas (un gerente de producto y un diseñador) para superar un problema cuando el alcance no está bien definido.

Último punto: cada persona es única, y el arte de la comunicación es algo que debemos adaptar de manera diferente a cada persona; las personas son complejas, y solo algunas cosas funcionarán como está escrita en el libro.

Fuente de la imagen del encabezado: IconScout

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