Implementación de proyectos piloto: propósito, proceso y mejores prácticas

A los humanos generalmente no les gusta mucho el cambio, y prefieren la comodidad de la familiaridad. Sin embargo, esto puede generar problemas para una organización de productos, ya que la aversión al cambio es uno de los mayores enemigos de la innovación.

Cualquier cambio que diferencie las cosas de lo acostumbrado incomodará a muchos. En una organización, entre el 15 % y el 20 % de las personas se entusiasman con los cambios, mientras que entre el 20 % y el 30 % se resisten; el resto adopta una actitud de observación.

La pregunta es: “¿Cómo se puede innovar en un escenario como éste?”

Ahí es donde entra en juego un proyecto piloto. En este artículo, aprenderá qué es un proyecto piloto, los elementos clave que lo componen y cómo puede implementarlo y escalarlo.

¿Qué es un proyecto piloto?

Un proyecto piloto es una forma de probar algo nuevo antes de decidir invertir más. En lugar de realizar una inversión inicial completa, el proyecto piloto busca probar algo a escala reducida para evaluar su eficacia. Si funciona, la organización puede ampliar el proyecto; si no, puede reducir costos.

Algunas personas confunden un proyecto piloto con una prueba de concepto (POC). Sin embargo, son diferentes. Un proyecto piloto representa un escenario real, mientras que una POC evalúa si el equipo puede alcanzar objetivos específicos.

Los proyectos piloto son útiles para impulsar el cambio porque su objetivo es empezar desde cero. Cuando funcionan bien, es fácil ampliarlos. Aquí hay algunos ejemplos:

• Cambiando la forma en que trabajan los equipos— Si intentas implementar Scrum en 100 equipos, enfrentarás mucha resistencia, pero puedes obtener apoyo para implementarlo con cinco equipos y medir los resultados.
• Cambio operativo— En la industria manufacturera, los proyectos piloto evalúan si vale la pena invertir en un nuevo método antes de adaptar la línea de ensamblaje a su alrededor.

Un ejemplo real de un proyecto piloto

Hace unos años, trabajé para un fabricante de automóviles y una de nuestras dificultades era mantener el inventario actualizado. A menudo teníamos problemas con la falta de repuestos. Peor aún, todos conocían la causa: el trabajo manual.

Teníamos un sistema en el que, cada vez que alguien tomaba una pieza del inventario, depositaba la etiqueta en una caja. Posteriormente, otro operador recogía y leía las etiquetas, y el sistema actualizaba el inventario. Había demasiados puntos de fallo en un solo proceso, pero cambiarlo por completo afectaría a cientos de personas, y nadie quería semejante desafío.

Eso cambió cuando una ingeniera innovadora reinventó la forma en que calculamos el inventario. Preguntó: “¿Qué pasaría si, en lugar de dejar la etiqueta en una caja, el operador pasara por una especie de portal que leyera automáticamente las etiquetas y las enviara a nuestros servidores, y listo?”.

Su idea inspiró a todos a probarla, pero hubo quienes se opusieron, pues aún nos quedaban muchas incertidumbres por delante. Implementar un proyecto piloto nos permitió dejar de hablar del trabajo y empezar a hacerlo.

Calculamos nuestra inversión para cambiar el 10% de nuestras operaciones, explorar una nueva solución y demostrar que podemos reducir los errores de inventario del 10% al 1%. Solicitamos dos meses de desarrollo y un mes para la prueba piloto.

Tras obtener la autorización, exploramos diferentes soluciones y encontramos la solución con las etiquetas RFID. En seis semanas, teníamos algo con lo que iniciar nuestro piloto. Aunque nuestro primer y segundo intento fracasaron, descubrimos los problemas y pudimos corregir el rumbo. Después, lo implementamos en el producto y lo pusimos en funcionamiento durante un mes. Los resultados fueron sorprendentes: redujimos el error en menos de un porcentaje.

El equipo se entusiasmó y ampliamos la escala. Primero, pasamos al 20% de nuestras operaciones durante un mes más, luego al 50% y, finalmente, lo hicimos todo.

Atribuyo el éxito a empezar con un piloto, ya que nos permitió adaptar la solución al descubrir que algunas piezas no funcionaban. Además, pudimos observar las operaciones con calma mientras recopilábamos datos reales. El piloto convenció a los escépticos, lo que nos permitió transformar la gestión del inventario de producción.

Pasos para implementar un proyecto piloto

En este punto, sin embargo, usted podría preguntarse: “¿Cómo conseguir apoyo para implementar un proyecto piloto?”

Tomemos el ejemplo anterior y desglosémoslo en lo que importa:

1. Encuentra un problema que valga la pena resolver— Identificar algo valioso para impulsar el cambio. Identificamos el inventario inexacto.
2. Definir un objetivo convincente— En segundo lugar, comprométete con un objetivo que importe. Nos propusimos reducir los errores de inventario del 10 % al 1 %.
3. Acordar la inversión—Los pilotos tienen un costo y debes aclarar que puedes obtener su aprobación.
4. Establecer el marco temporal del piloto— Los proyectos piloto tienen una duración limitada. Define cuánto tiempo necesitas para demostrar si vale la pena progresar.
5. Ejecutar el piloto— Observe cómo funciona el proyecto piloto en producción. Acérquese lo más posible a él.
6. Medir resultados— Evalúe continuamente los resultados. Esfuércese por comprender el rumbo del piloto y mantenga la mente abierta para descubrir posibles mejoras, incluso si eso requiere un cambio radical.
7. Repetir— Tu primera versión piloto probablemente no funcionará, por lo que tendrás que adaptarte a lo que funcione como lo imaginaste.
8. DecidirAl llegar al final de tu piloto, debes decidir si fue un éxito o un fracaso. Sé objetivo y toma la decisión.

Consejos para escalar proyectos piloto exitosos

Cuando tu piloto tenga éxito, el siguiente paso natural es ampliarlo. Quizás pienses que deberías implementarlo de inmediato, pero te animo a que lo hagas paso a paso.

No todo lo que funciona con una muestra pequeña funciona con una más grande. Aquí están mis aprendizajes y recomendaciones:

• Duplicar la audienciaPrimero, duplica la muestra y ejecútala durante un período determinado. Probablemente sea el mismo que el del piloto inicial. Esto te ayudará a comprender cómo funciona el piloto con una audiencia más amplia.
• Aumente gradualmente hasta llegar a toda su audienciaUna vez que duplique su muestra y obtenga los mismos resultados, puede aumentar gradualmente el alcance a medida que obtenga los resultados esperados. Por ejemplo, comience con el 5 %, luego el 10 %, el 20 %, el 40 %, el 80 % y el 100 %. Por supuesto, las cifras dependen de su situación, pero la clave es avanzar solo si aún obtiene los resultados deseados.
• Adaptarse según sea necesarioDescubrirás nuevos casos de uso a medida que aumentes tu alcance, lo cual es normal. Tómate tu tiempo para adaptarlo sin perder de vista el resultado.
• EnfocarEs fundamental mantener la concentración en el piloto hasta que se amplíe a toda la audiencia. A veces, los equipos empiezan a avanzar hacia el siguiente desafío y el equipo piloto se reduce cuando más se les necesita. Para garantizar el éxito, no lo haga.

Elementos clave de un plan de proyecto piloto

Quizás te preguntes cómo presentar tu proyecto piloto, dado que mucha gente se resiste a probar cosas nuevas. Te lo simplifico con la siguiente plantilla:

Mantenlo lo más simple posible. Sin argumentos de negocio. Sin docenas de páginas.

Necesita suficiente información en una sola página que convenza a la gente a aprender más sobre el tema.

Aquí están las partes clave:

• Nombre:Dale un nombre memorable a tu proyecto piloto
• Meta:Tu piloto debe tener un objetivo convincente
• Resumen: Visión general de alto nivel del contexto.
• Inversión:Estimar el alto nivel de inversión
• Duración:Establecer cuánto durará el proyecto piloto
• Criterios de éxito:Determina lo que necesitas ver para considerarlo un éxito

He aquí un ejemplo de lo que discutimos anteriormente:

Conclusiones clave

Los proyectos piloto son una herramienta importante para obtener apoyo para proyectos complejos. No son lo mismo que las pruebas de concepto (POC), ya que su objetivo es ejecutarse en producción con una muestra reducida. A pesar de su menor tamaño, ayudan a determinar si conviene ampliar o reducir costos.

Generalmente, es recomendable empezar con lo más pequeño posible, sin dejar de perseguir objetivos relevantes. Procura aportar valor de forma gradual para demostrar tu necesidad de ampliarlo. Durante todo el proceso, mantén la concentración y la disposición a aprender y adaptarte a partir de tus hallazgos.

Fuente de la imagen destacada: IconScout

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