Una guía para realizar una revisión posterior a la acción (AAR) eficaz

Durante la década de 1970, el Ejército estadounidense buscaba métodos más colaborativos y constructivos para aprender de combates y entrenamientos previos, donde los soldados eran entrevistados después del combate o los comandantes transmitían retroalimentación sobre su desempeño en forma de crítica. Estos métodos tendían a generar una actitud defensiva y dificultaban el aprendizaje.

Para abordar esto, el Ejército de los EE. UU. desarrolló un proceso formal de aprendizaje continuo: la revisión posterior a la acción (RAA). El objetivo era enfatizar la participación de todos los involucrados, fomentar el diálogo abierto e identificar áreas de mejora en lugar de culpar a otros.

El Ejército de los EE. UU. llevó a cabo una AAR inmediatamente después de cada combate y los soldados estrechamente involucrados en la tarea u operación participaron en la discusión de:

• El resultado planificado
• ¿El resultado real?
• Errores que ocurrieron
• Buenas decisiones tomadas

Esto ayudó a los soldados a comprender las decisiones tácticas y estratégicas tomadas durante el combate, aprender de los errores y desarrollar adaptabilidad y preparación para cualquier situación o escenario que se les presentara.

En este artículo, aprenderá más sobre qué es un AAR, cómo llegó al mundo corporativo y cómo puede implementarlo dentro de su equipo de producto.

¿Qué es una revisión posterior a la acción (AAR)?

Como se menciona en la introducción, una revisión posterior a la acción se refiere al proceso de realizar un estudio en profundidad de un evento después del hecho, enfocándose en el aprendizaje continuo para entender por qué sucedió lo que sucedió y cómo puede influir en el futuro.

Durante la década de 1980, cuando el Ejército de EE. UU. formalizó y estandarizó la AAR al documentar las pautas en todo el ejército, la AAR también se extendió a otros sectores, especialmente a las instituciones de atención médica, a las empresas en constante cambio y a aquellos servicios administrativos donde operaban equipos de respuesta a emergencias.

Las AAR realizadas pueden ser de dos tipos:

• Formal : Se lleva a cabo en un entorno estructurado con procedimientos y protocolos establecidos. Ideal para eventos, operaciones o proyectos de gran envergadura.
• Informal : Se lleva a cabo de forma más espontánea, inmediatamente después de la tarea u operación. Ideal para equipos pequeños que trabajan en tareas o responden a emergencias.

Los AAR también pueden estar basados ​​en eventos, donde el foco está en diseccionar los resultados del evento, o basados ​​en procesos, discutiendo los flujos de trabajo o las ineficiencias en el proceso.

Componentes del AAR

Después de identificar la tarea/evento para la AAR, hay cuatro componentes para llevar a cabo la AAR:

Planificar y prepararse

• Define el objetivo y escribe una intención clara
• Recopilar información sobre la tarea o evento que se está analizando
• Identifique y enumere a todos los participantes. Asegúrese de que todos los participantes estén informados para asistir.
• Desarrollar una agenda para realizar AAR
• Asegurar los recursos y el entorno necesarios para llevar a cabo la AAR

Conducta

• Presentar, establecer reglas básicas para la discusión y permitir que las personas se sientan cómodas con el entorno.
• Seguir la agenda. Asegurarse de que no haya desviaciones en la ejecución del plan.
• Facilitar un debate abierto y alentar a todos los participantes a contribuir.
• Capturar observaciones objetivas en lugar de interpretaciones

Analizar y documentar

• Documentar los puntos de discusión, las conclusiones clave, las decisiones y los elementos de acción.
• Analizar los puntos de discusión y transformarlos en información práctica.
• Prepare un resumen conciso de los hallazgos, recomendaciones y planes de acción mensurables.
• Capturar y discutir oportunidades de aprendizaje y posibles soluciones

Hacer un seguimiento

• Asignar una propiedad clara para ejecutar planes de acción con plazos
• Identificar posibles obstáculos y analizar estrategias de mitigación.
• Realizar un seguimiento del progreso y compartir los aprendizajes con las partes interesadas relevantes
• Medir mejoras

5 preguntas críticas que debes hacer

Durante una revisión posterior a la acción, los participantes pueden formular y responder diversas preguntas que faciliten el aprendizaje continuo y la preparación para el futuro. Sin embargo, cualquier AAR debe registrar las respuestas a las siguientes cinco preguntas críticas:

• ¿Qué se suponía que debía suceder? Analice los objetivos originales, los resultados esperados y los enfoques definidos para su ejecución.
• ¿Qué ha sucedido? Reconstruya la cronología de los hechos y descubra las diferencias con el plan. Evite suposiciones y cíñase a las observaciones.
• ¿Por qué existe una diferencia entre lo esperado y lo real? Pregunte por qué; identifique la causa raíz de las diferencias entre la ejecución planificada y el rendimiento real.
• ¿Qué salió bien y qué se puede mejorar? Reconozca y celebre los éxitos. Identifique las fortalezas y acepte el éxito. Además, analice los desafíos enfrentados, registre las debilidades y las oportunidades de mejora.
• ¿Qué harás al respecto? Aquí es donde la AAR entra en acción. Con base en los aprendizajes, define acciones y desarrolla planes de acción medibles.

Revisión posterior a la acción vs. otras

Diversas industrias han adoptado enfoques similares de AAR. Presentan sutiles diferencias en el propósito, la formalidad y el enfoque del proceso. Analicemos los más populares:

AAR vs. retrospect

AAR vs. análisis post mortem

Realización de una AAR

Una vez definido el alcance y claros los objetivos, el siguiente paso es asignar un facilitador, determinar el lugar y la hora, e informar/invitar a todos los participantes. Considere también asignar una persona para tomar notas o grabar (si está disponible) durante la reunión de AAR.

Luego, asegure toda la información y los recursos necesarios, como un lugar de reunión, grabadoras, material de oficina, documentación sobre eventos/operaciones, etc. Una vez hecho esto, los siguientes pasos guiarán la reunión de AAR:

1. Presentar y preparar el escenario
   • El líder o anfitrión debe presentarse a sí mismo y a los participantes en la reunión.
   • Comunicar la importancia de la AAR a los participantes y enfatizar su papel en el aprendizaje y la mejora.
   • Abra la conversación con los participantes para tener conversaciones informales y crear una atmósfera positiva y abierta que fomente la retroalimentación honesta y el debate constructivo.
   • Presente al facilitador e invítelo a tomar el control a partir de aquí.
   • El facilitador debe explicar las reglas básicas, incluida la comunicación respetuosa, la escucha activa y las pautas de confidencialidad.
   • Luego, el facilitador detalla la agenda, incluida la estructura de la discusión.
2. Revisar el propósito y los objetivos
   • Dar una descripción general del proyecto, evento u operación que se está revisando
   • Explicar los objetivos, el alcance, el cronograma y los hitos clave del proyecto.
   • Incluya antecedentes, contexto, desafíos y resultados relevantes que los participantes deben tener en cuenta para la discusión.
   • Explique el propósito de esta reunión y analice los objetivos de realizar esta AAR.
   • Comparta cualquier artefacto físico como documentos, evidencia, informes o cualquier elemento necesario para la revisión con los participantes.
   • Explique si se debe seguir algún formato para el análisis durante la lluvia de ideas, como los diagramas FODA o de espina de pescado.
3. Abrirse a la discusión
   • Inicie el proceso de revisión. Solicite al encargado de tomar notas que comience con las notas y que comience a registrarlas si está disponible.
   • Haga preguntas según la estructura descrita. La parte más importante de la revisión es responder a las cinco preguntas críticas mencionadas anteriormente. Brinde más espacio para recopilar de cada participante formulando contrapreguntas abiertas a las discusiones realizadas.
   • Además de las cinco preguntas críticas, puede formular cualquier otra pregunta específica sobre el tema de la revisión. Además, anime a los participantes a formular preguntas que ayuden a recopilar para el análisis.
   • Acepte la retroalimentación honesta y abierta. Asegúrese de que todos los asistentes participen activamente. Mantenga un diálogo equilibrado que abarque tanto los resultados positivos como las áreas de mejora.
   • El facilitador debe asegurarse de que los participantes no se culpen entre sí y se desvíen de los objetivos reales de la revisión.
   • Siempre es mejor estructurar la discusión en torno a los aspectos clave del proyecto, evento u operación. Aborde todas las áreas de ejecución, como la planificación, la implementación, la toma de decisiones, la comunicación, el trabajo en equipo y cualquier desafío o éxito significativo encontrado.
4. Análisis de notas y elementos de acción
   • Analizar las notas e identificar lecciones aprendidas durante la operación, proyecto o tarea.
   • Identificar áreas de mejora a partir de las lecciones aprendidas y traducirlas en recomendaciones prácticas.
   • Convierta cada recomendación de improvisación en acciones detalladas. Si el tiempo lo permite, también se pueden discutir y anotar los pasos o tareas adicionales para llevar a cabo la acción.
   • Priorizar las acciones según el impacto potencial y la viabilidad de su cumplimiento. Desarrollar un plan de acción detallado.
   • Asignar la propiedad de cada elemento de acción y crear un mecanismo para rastrear el progreso, monitorear la implementación y hacer el seguimiento.
   • Analice los plazos y los recursos necesarios para completar los elementos de acción.
5. Cerrar la revisión
   • Es hora de crear un informe AAR detallado. Documente los resultados, explicando las lecciones aprendidas, las acciones a tomar, las responsabilidades, los plazos y las actualizaciones de progreso.
   • Resumir el debate; destacando las experiencias clave, las lecciones aprendidas, las recomendaciones y las acciones a tomar.
   • Comparta el informe AAR con todos los participantes, las partes interesadas relevantes y cualquier persona que pueda beneficiarse de los aprendizajes.

Tras la reunión de AAR, el siguiente paso es dar seguimiento a las acciones, monitorear su progreso y garantizar su cumplimiento. Realice revisiones periódicas para revisar el progreso, abordar cualquier desafío o obstáculo encontrado y brindar apoyo según sea necesario.

Qué evitar en una revisión posterior a la acción

Al realizar una AAR, es importante evitar lo siguiente:

• Juegos de culpa : no haga preguntas que inculpen a los participantes como “¿Por qué se reunió con el cliente sin una revisión interna de la presentación?”. En cambio, aliente a los participantes a reconocer y responder haciendo preguntas abiertas como “¿Qué sucedió en la reunión con el cliente cuando estaba presentando?”.
• Dominar el programa : asegúrese de que los líderes o las personalidades dominantes no expresen cada discusión como “Lo que quiero es” o “Lo que deberíamos hacer es…”. Recuerde a los participantes que es importante mantener el foro abierto para la discusión hasta el final para revisarlo.
• Descartar a los participantes : No descarte los comentarios de ningún participante, incluso si son incómodos o difíciles de escuchar. No ignore los pequeños detalles que los participantes aportaron durante la discusión.
• Centrarse únicamente en los fallos/aspectos negativos : la idea de la revisión no debe ser solo improvisar sobre las áreas defectuosas, sino también reforzar las prácticas positivas. No se centre únicamente en discutir los problemas, sino que equilibre la discusión entre los fracasos y los éxitos.
• Acelerar el proceso : no interrumpa las discusiones prematuramente y dé a todos la oportunidad de contribuir. Permita que los participantes reflexionen, analicen y debatan para garantizar que se capten todas las ideas clave.

Plantillas AAR

Te ayudamos a comenzar, aquí tienes una plantilla sencilla que cubre todos los aspectos básicos que debes incluir en una revisión posterior a la acción:

La plantilla anterior es suficiente para muchos proyectos, tareas u operaciones pequeños, pero si alguien quiere enlaces más complejos y detallados entre casos/situaciones, puede utilizar la siguiente plantilla :

Reflexiones finales

Una revisión posterior a la acción es una herramienta poderosa para analizar eventos pasados, identificar lecciones aprendidas y áreas de improvisación, diseñar planes de acción, liderar la mejora continua y obtener un mejor rendimiento general. Las AAR pueden realizarse formalmente con grupos más grandes para proyectos de gran envergadura y de manera informal con equipos pequeños para tareas, eventos u operaciones más pequeñas.

Las AAR buscan fomentar una cultura de aprendizaje. Es importante crear un ambiente cómodo que fomente la comunicación abierta y la retroalimentación honesta. Evite culpar, dominar las discusiones o faltarle el respeto o ignorar la retroalimentación para garantizar el éxito del proceso de revisión. Mantenga una discusión equilibrada; reconozca tanto los éxitos como las deficiencias, y traduzca los aprendizajes en acciones concretas.

Con la práctica continua, las AAR pueden convertirse en una piedra angular de la salud, el crecimiento y el desempeño constante de su equipo, lo que conduce al crecimiento y el éxito de la organización.

Fuente de la imagen destacada: IconScout

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