Usando el acrónimo BLUF para mejorar la comunicación

El acrónimo BLUF, o bottom line up front, es una estrategia de comunicación que comienza con el mensaje clave que desea transmitir a su lector.

BLUF es una técnica de mensajería eficaz, especialmente para correos electrónicos dirigidos a personas ocupadas como ejecutivos. Les ahorra tiempo valioso al presentar la idea clave desde el principio, eliminando la necesidad de analizar todo el mensaje para encontrar la idea principal.

Importancia de una comunicación efectiva

De todos los que trabajan en una empresa, los ejecutivos son los que menos tiempo tienen disponible. Los cambios de contexto, las reuniones interminables y otros problemas consumen gran parte de su tiempo. Y lo último que querrán hacer es leer un correo electrónico completo para llegar al meollo del asunto.

Como gerente de producto, ejerces una influencia significativa a través de tu comunicación. Tu rol es fundamental y tu recurso más importante es tu tiempo y el de quienes trabajan contigo.

Así, al comunicarse eficazmente con sus clientes, compañeros de equipo y ejecutivos, usted y los demás disponen de más tiempo para trabajar en la estrategia, el pensamiento crítico y otras tareas de gran importancia.

Pero cuando tu comunicación es ineficaz, tendrás que dedicar más tiempo a administrar, coordinar y aclarar todas las tareas, sean o no de alto impacto. Cuando esto sucede, terminas trabajando horas extra, lo que probablemente te lleve al agotamiento.

Recuerde, la gestión de productos es una función fundamentalmente influyente. Y la influencia comienza con una comunicación clara, concisa y eficaz .

Presentamos BLUF

El acrónimo BLUF significa bottom line up front (resultado final al principio). También lo encontrarás como el Método Minto o la Pirámide Minto, en honor a Barbara Minto . Minto es consultora de comunicación ejecutiva y graduada de Harvard, autora del libro The Pyramid Principle: Logic in Writing and Thinking (El principio de la pirámide: lógica en la escritura y el pensamiento) en 1985. En él, expuso sus ideas sobre la comunicación eficaz con el acrónimo BLUF:

Aquí está la idea clave: la mayoría de los humanos piensan y se comunican en el siguiente orden:

1. Datos o hechos de apoyo
2. Argumentos de apoyo
3. Mensaje clave

Minto, en su libro, argumenta que este formato es ineficiente: el lector del mensaje debe dedicar mucho tiempo a analizar los detalles antes de llegar al punto clave. Aquí es donde introdujo sus ideas sobre la comunicación eficaz. Con el acrónimo BLUF como estrategia, el lector recibe el mensaje clave, es decir, la respuesta, justo al principio del mensaje.

Cómo elaborar una declaración BLUF

Es hora de convertir el acrónimo BLUF en una estrategia real para usted.

Mi técnica favorita para elaborar una declaración BLUF es, primero, plantearme dos preguntas:

1. ¿Para quién es este mensaje?
2. ¿Qué necesitan saber?

Esto me prepara para empezar con la conclusión clave o la respuesta. Recuerda: eso es lo que les importa, y agradecerán que hayas llegado al meollo del asunto.

Repasemos un ejemplo de una situación en la que BLUF me resultó útil.

Guión

Mi segmento necesita soporte para actualizar un controlador de software y así lograr un diseño exitoso para el cliente. Estoy presentando una solicitud a una organización interesada con una larga lista de prioridades. Sin embargo, para atender y priorizar mi solicitud, me preguntarán sobre el retorno de la inversión (ROI) y compararán esta tarea con otras solicitudes que se les han hecho.

Declaración de BLUF

Hola,

Estoy solicitando recursos para actualizar el controlador XYZ en el próximo sprint; de lo contrario, corremos el riesgo de perder a nuestro cliente ante la competencia (conclusión clave: la respuesta).

Nuestro cliente, que representa el 30% de nuestro mercado (XXX unidades, YYY ingresos), está interesado en las funciones ABC que no están disponibles a menos que se actualice nuestro controlador XYZ (argumentos de apoyo).

Además, este cliente ha sido nuestro hardware durante dos generaciones y quiere seguir con nosotros, pero los competidores le ofrecen otra opción (datos y hechos).

¿Puede su equipo apoyar nuestra solicitud?

Esperando su pronta respuesta,

Joel

Observen que empiezo con una declaración de impacto que responde a la pregunta “¿Cuál sería el impacto si no trabajamos en esto ahora?”. El impacto sería que podríamos perder al cliente ante la competencia, y no tenemos más tiempo que perder.

Luego entro en el valor del impacto, la cantidad de unidades y los ingresos en mis argumentos de apoyo.

Por último hablo de otros datos y hechos que apoyan los argumentos que estoy planteando.

Ahora, podría reordenar estas oraciones y comenzar con el hecho de que este cliente ha sido leal y la competencia le ofrece otra opción.

Pero muchos clientes son fieles y se les ofrecen alternativas, ¿no es así?

De esta manera, la última oración no llegará al punto clave que nos arriesga a perder a este cliente. Por lo tanto, el lector podría interpretar esta solicitud como poco prioritaria.

Integración de BLUF con otras técnicas de comunicación

Una técnica de comunicación clave que hace que BLUF tenga más impacto es la escucha activa .

Digo esto porque la escucha activa permite desarrollar empatía y comprender mejor al oyente. Si realmente comprendes a la persona con la que hablas, sabrás qué le importa y qué le impactará.

La escucha activa potenciará sus declaraciones BLUF: puede posicionarlas de la manera más efectiva e impactante para sus lectores.

Recuerde: la comunicación no se trata de lo que usted puede ganar, sino de lo que ellos pueden ganar.

Al concentrarte en a quién va dirigido tu BLUF, comprenderás cómo elaborar mejor tu declaración BLUF.

Desafíos en el uso del acrónimo BLUF

Integrar BLUF en su repertorio puede ser un desafío para algunos.

En primer lugar, la mayoría de la gente no piensa como el acrónimo BLUF y, por lo tanto, no escriben de esta manera.

Así que, si sueles empezar con los hechos, presentar tus argumentos solo después y terminar con la conclusión clave, no te preocupes. Tengo una solución para ti.

Simplemente sigue tu ruta habitual. Pero justo antes de enviar tu comunicado, reorganízalo para que siga la Pirámide Minto. Simplemente intercambia el mensaje clave de abajo a arriba y los datos y hechos de apoyo de arriba a abajo. Fácil aplicación del acrónimo BLUF, ¿verdad?

Últimas palabras

Pensar y escribir van de la mano. Escribir mejor suele conducir a pensar mejor.

Pero, como observó Barbara Minto, la comunicación eficaz requiere ajustarla de vez en cuando. Tendemos a analizar los hechos, desarrollar argumentos y luego, mientras reflexionamos, llegamos a una respuesta.

Pero cuando se comunica con personas ocupadas, es mejor ir al grano rápidamente.

Algunos querrán los detalles, otros no. Al adoptar el acrónimo BLUF —ofrecer la frase clave al principio y los detalles después (especialmente en tus correos electrónicos)—, te comunicarás eficazmente con todos y te lo agradecerán.

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